مبادئ المحاسبة للأعمال الصغيرة ، تعرف عليها خطوة بخطوة

إذا كنت ستبدأ عمل جديد، سوف تحتاج لفهم مبادئ المحاسبة للأعمال الصغيرة لتقييم مؤسستك ومدى صحتها وتقدمها تجاه الأهداف المحددة لها .

تُبنى الأعمال على المعاملات. مباديء المحاسبة تبدأ بنظام لتسجيل والإبلاغ عن معاملاتك. حتى إن كنت تخطط للاستعانة بمصادر خارجية لتقييم حساباتك، سوف تحتاج القدرة على قراءة وفهم التقارير المادية والتي تعني فهم بعض المباديء الخاصة بالمحاسبة وإعداد الأعمال

لنبدأ بمجموعة من الأسئلة: 

1. ما نوع العمل الخاص بك؟ 

هل هو خدمة أم تسويق أم تصنيع أم عمل خاص بتزويد المعلومات؟ 

بعض الشركات تجمع بين نوعين أو أكثر من الأعمال: الشركات التي تبيع العصائر المخفوقة الصحية التي تقوم باستيراد المكونات الخام لتصنيع منتجاتها تعتبر شركة مصنعة، ولكن عندما تبدأ في بيع المنتجات المصنعة للزبائن تعتبر من التجار. إذا كان لدى الشركة فرع أو موقع على أرض الواقع تصبح الشركة من الشركات الخدمية عندما يتم تحضير المنتج وبيعه للزبائن، وإذا كانت الشركة تقدم حصص تشرح بها كيفية بيع العصير المخفوق تصبح شركة معلوماتية. 

نوع العمل الخاص بك يحدد التعاملات التي ستعم على أغلبية تعاملاتك الحسابية. 

ما هو هيكل الملكية؟ هناك أنواع كثيرة من ضبط الحسابات ومتطلبات البنوك للملكية الوحيدة والشراكة والشركات والشركات ذات المسؤولية المحدودة والتعاونيات… الخ . 

2. هل لديك رخصة عمل أو تصريح؟ 

سوف تحتاج رخصة أو تصريح لفتح حساب عمل في البنك ولكي تتمكن من الإبلاغ عن ضرائبك بشكل ملائم. الوثائق التي ستحتاجها تختلف بناءاً على نوع العمل الخاص بك وموقعه والعمليات التي تدور به. 

3. هل لديك حساب بنك خاص بعملك؟ 

أغلب هياكل الملكية تتطلب أن يكون لعملك حساب منفصل. فهو من الأشياء التي ينصح بها، أنت لا تريد أن تتداخل معاملاتك الشخصية مع معاملات العمل البنكية فإن تمكنت من فصلهما يكون هذا الأفضل. 

4. هل سيكون لديك موظفين؟ 

إذا كانت الإجابة بلا، ستكون عمليات الحسابات الخاصة بك أسهل بكثير، ولكن إن كنت تخطط لتوظيف عمال، فسوف تحتاج لوضع إجراءات لاقتطاع الضرائب، حتى لو كان العمل منطوي عليك أنت فقط الآن، فسوف تحتاج لتوظيف أشخاص لأعمال معينة في المستقبل، لذا تأكد من: 

• معرفة الشخص الذي دفعت له، وكم دفعت له؟ 
• الحصول على الوثائق اللازمة لكل متعاقد. 
• حافظ على العناوين الحالية للموظفين الذين قمت بتعيينهم. 

5. هل لديك نظام خاص للمحاسبة؟ 

إذا كنت تتوقع عمل مئات بل آلاف المعاملات الحسابية خلال كل شهر، فسوف تحتاج لعمل نظام خاص للمحاسبة (سوفت وير)، مثل QuickBooks أو FreshBooks. الأعمال التي تتطلب معاملات حسابية أقل قد تصلح لها صفحات الإكسل، ولكن المعاملات الحسابية الكبيرة للأعمال لن تتمكن من الحفاظ عليها بطرق الإدخال اليدوية فقط. 

نظام المحاسبة سيقوم بعمل أغلب المعاملات الحسابية الأساسية بنفسه، مما سيوفر عليك الكثير من العمل والمجهود. هذا النظام سيسجل ويخزن ويستعيد المعلومات الخاصة بالمعاملات الحسابية وسيقوم باستخدامها لإنتاج تقارير وقوائم مالية. السوفت وير الخاص بحسابك سيتمكن أيضاً من كتابة شيكات وعمل فواتير. 

من خلال هذه الإجابة عن هذه الأسئلة الأساسية ووضع أسس خاصة بعملك ستكون جاهزاً للمرحلة التالية من مراحل المحاسبة. 

أولاً، لنكون واضحين حيال هذه الأحكام والشروط. 

المعاملات 

وفقاً لمصطلحات مبادئ المحاسبة للأعمال الصغيرة ، تحدث المعاملة الحسابية في أي وقت يتم فيه إعطاء أو تلقي أو طلب المال من قبل أي عمل أو بائع. 

قد ينطبق تعريف المعاملة الحسابية على أي من الآتي: 

• المال الذي يستثمره المالك في العمل. 
• الفواتير. 
• الإيرادات من المبيعات. 
• المصروفات، مثل الأجور والتسويق والسفر وتكاليف البناء. 
• الأصول التي تم شراؤها، مثل المركبات أو الأدوات المكتبية أو الممتلكات أو المواد. 

معاملة واحدة يمكن أن يكون لها مركبات عديدة. عندما تعطي أجر لموظف بالساعة، على سبيل المثال، سيكون لديك كم الوقت الذي قضاه في العمل، وإجمالي أجره واقتطاع الضرائب من الأجر وصافي الأجر. السوفت وير الخاص بالمحاسبة يمكنه تنفيذ جميع هذه المهام والمعاملات. 

الائتمانات والخصومات 

جميع المعاملات يمكن تتبعها عن طريق نظام الائتمانات والخصومات. الطريقة الأفضل لفهم هذا النظام هو عن طريق معادلة محاسبة أساسية: 

يتم إضافة المدين للجانب الأيسر من المعادلة. والائتمان يوضع على الجانب الأيمن. 

كمثال بسيط، إذا قمت ببيع أشياء بقيمة 500 دولار، هذه الأموال يتم خصمها، أي أنها تضاف لأصول العمل. وتضاف أيضاً كرأس مال بهيئة دخل للمالك. عندما يتم خصم شيء، يجب دائماً إضافة شيء آخر، لأن هذا الأمر يجعل المعادلة موزونة. 

هذه نسخة مبسطة للغاية من العمليات التي يمكن أن نتحدث فيها لوقت طويل للغاية، ولكن هذا المثال لإعطائك فكرة أساسية عن كيفية عمل سوفت وير أو نظام المحاسبة الخاص بك وكيف يقوم بإدخال معاملاتك الحسابية. 

مبادئ المحاسبة للأعمال الصغيرة بطريقة النقدية وطريقة الاستحقاق 

هناك طريقتين أساسيتين للمحاسبة، طريقة النقدية (الكاش) وطريقة الاستحقاق. وتعد طريقة الاستحقاق هي الأكثر شيوعاً، ووفقاً لحجم وطبيعة العمل الخاص بك، قد تكون هذه الطريقة موجبة من قبل القانون. 

الفارق الأساسي بين الطريقتين هو عندما يتم التعرف على معاملة حسابية. 

في طريقة النقدية، يتم التعرف على المعاملة الحسابية عندما يتغير المال الحقيقي وينتقل من شخص لآخر. في طريقة الاستحقاق، يتم التعرف على المعاملة الحسابية عندنا ينتهي العمل المطلوب وتم إرسال فاتورة. افترض أنك قمت بعمل طلبية بها إمدادات جديدة من ورق المكتب في شهر يناير ووضعت تكلفة الطلبية على بطاقة السحب الخاصة بعملك. سوف تستلم ورق المكتب على الفور، ولكنك لن تدفع حتى شهر فبراير، عندما تصلك فاتورة بطاقة السحب (الفيزا) الخاصة بك. 

في طريقة محاسبة الاستحقاق، تحدث المعاملة الحسابية في نفس الوقت الذي قمت فيه بشراء الورق. ستأخذ الفاتورة، وتخزنها في نظام المستندات الخاص بك، وستسجل التكاليف. هذه التكلفة تابعة لشهر يناير على الرغم من أنك لن تدفع ثمنها حتى الشهر التالي. 

في طريقة المحاسبة بالنقدية، تحدث المعاملة عندما تقوم بدفع الفاتورة. هذا يحدث عندما تدفع الأموال لشخص آخر. إذاً فهذه المعاملة تعتبر تابعة لشهر فبراير، على الرغم من أنك استلمت الورق في شهر يناير. 

الدخل يتم التعامل معه بنفس الطريقة. إذا قمت بإرسال فاتورة لعميل في شهر مايو ولم يقم العميل بالدفع حتى شهر يوليو, يتم تسجيل المعاملة الحسابية في شهر مايو وفقاً لطريقة الاستحقاق، ولكنها تسجل في شهر يوليو وفقاً لطريقة النقدية. 

طريقة الاستحقاق هي الأكثر تفضيلاً، خاصةً للأعمال الأكبر حجماً. هذه الطريقة تعطيك صورة أوضح لتكلفة البضائع والخدمات المباعة لكل شهر. إذا قمت بشراء ورق في شهر أغسطس، هذا الورق أصبح جزءاً من التكاليف التي تدير عملك في شهر أغسطس، وليس عندما تأتيك الفرصة لدفع ثمنه. إذا قمت بعملية بيع في شهر مايو، إذا فأنت قمت بالبيع في مايو، وليس في يوليو عندما يقرر العميل أن يرسل لك المال. 

عن طريق استخدام طريقة الاستحقاق ستتمكن من توفيق التكاليف الخاصة بعملك كل شهر، لكي تتمكن من تحديد أي من الشهور أنتجت الهوامش (الفروقات بين تكاليف البيع والشراء) الأكبر.  

وهناك امتداد يقوم بحساب تكلفة البضائع حتى تتمكن من حساب تكلفة كل منتج بمفرده عند بيعه، وعمل تصنيف لكل من منتجاتك على حدة، أو لكل المنتجات في أي وقت تختاره. 

الثلاثة بيانات المالية الأساسية  

ستتمكن من إعداد البيانات المالية الأساسية الثلاثة بعد أن تقوم بإكمال نظام المحاسبة الخاص بك وإدخال بيانات عملك في السوفت وير الخاص بالمحاسبة، هذه البيانات الأساسية هي: بيان الدخل (والذي يعرف أيضاً ببيان الأرباح والخسائر) وميزانية العمل العمومية وبيان تدفق المال. 

بيان الدخل 

يقوم بيان الدخل بالإبلاغ عن الأرباح التي تم كسبها خلال فترة معينة من الوقت، مثل خلال شهر. هذا الربح هو ما يشير له الناس عندما يقومون باستخدام مصطلح \”نتائج المحصلة النهائية\”. الربح هو إجمالي الدخل الخاص بك. أو إذا خسرت بعض الأموال خلال وقت معين، سيكون إجمالي الخسائر الخاصة بك. 

ببساطة، يتم حساب الربح عن طريق اقتطاع التكاليف من العائدات. وهذا الأمر يدعم من استخدام طريقة المحاسبة بالاستحقاق. إذا كنت تستخدم طريقة النقدية، لن تتمكن من رؤية كم الأرباح والنفقات بوضوح خلال شهر معين. 

الميزانية العمومية 

تُبلغ ميزانيتك عن الأصول والخصوم والأسهم الخاصة بك وقت معين، وعادةً ما يكون هذا الوقت في نهاية الشهر أو في نهاية كل ربع سنوي أو بنهاية العام، هذه الميزانية تعطي لمحة عن أمورك المالية بوجه عام. 

الأصول هي أشياء تُمتلك وتكون لها قيمة، مثل النقدية، والإمدادات، والمعدات، والمركبات، والممتلكات، والخزائن والحسابات المستحقة. الحساب المستحق هو مصطلح للأموال المدينة والتي لم تسدد بعد. 

المطلوبات أو الخصوم هي الأشياء التي تدين بها، مثل القروض، والفوائد والأجور وأي شيء له علاقة بالائتمان، الخصوم عادةً ما يطلق عليها المدفوعات. 

إذا قمنا بطرح الخصوم من الأصول، سنحصل على ما يسمى بالإنصاف أو قيمة الحسابات الخاصة بعملك. 

بيان تدفق النقد 

هذا البيان يوضح ببساطة كم النقد الموجود في حوزتك ومدى تغيره خلال فترة زمنية معينة. 

جميع هذه الأساسيات المالية يمكن أن يتم عملها بسرعة من خلال السوفت وير الخاص بالمحاسبة والخاص بعملك، طالما كنت تواظب على إدخال بيانات عملك بشكل متواصل. إذا لم تجد الوقت لهذا الأمر فكر في تعيين محاسب أو مسؤول حسابات. 

اثنين من أساسيات مبادئ المحاسبة للأعمال الصغيرة

1. احتفظ بجميع الإيصالات والفواتير وسجلات الدفع 

مبدأ الموثوقية في المحاسبة يقول أن المعاملات التي تتم بالوثائق يجب أن يتم تسجيلها. إذا لم تتواجد لديك سجلات للمعاملات لا يمكنك حساب هذه المعاملات من ضمن الدخل أو المصاريف، وهذا كفيل بإفساد حساباتك. إذا حاولت الحصول على خصم من الضرائب مقابل شيء دفعت ثمنه ولم يكن لديك دليل على الدفع سيعتبر الأمر نوع من أنواع الاحتيال الضريبي. 

لذا قم بالاحتفاظ بالإيصالات في ملف أو خذ صور من هذه الإيصالات وقم بتخزينها بشكل إلكتروني. احتفظ بجميع الفواتير التي أتت عبر البريد الإلكتروني وقم بعمل ملف منفصل للبريد الإلكتروني أيضاً، ولا تترك هذه الفواتير في الرسائل الواردة لك فحسب. 

2. قم بمعرفة متطلبات الضرائب 

متطلبات الضرائب تختلف بشكل كبير وفقاً لنوع العمل الخاص بك وأين يوجد. سوف تحتاج لمعرفة ضريبة المبيعات وضريبة الاستيراد إذا كان لديك أي معاملات دولية واقتطاع الضريبة بالإضافة لدفع الضرائب الفصلية المقدرة، وأي ضرائب أخرى خاصة بدولتك أو ولايتك أو مقاطعتك أو مدينتك أو منطقتك. 

هذه الضرائب سوف يتم إدخالها في بياناتك المالية وحساب المعاملات الخاص بك. من الأفضل دائماً التشاور مع محاسب خاص بالضرائب للتأكد من أنك تتبع الخطوات الصحيحة عند تسديد الضرائب. 

 إدخال المعاملات الحسابية بشكل يومي وعمل تقارير مالية يستهلك الوقت، ولكن المحاسبة أمر ضروري لإدارة أي عمل ناجح. 

لإزالة هذا الحمل من على عاتق أي مالك لمتجر إلكتروني، هناك امتداد إلكتروني يمكنه القيام بعمليات المحاسبة الأساسية بمفرده. فلا تتردد في التواصل مع فريق الشهبندر لمعرفة المزيد عن طريقة إضافته لموقعك. 

اقرأ أيضاً :
7 طرق للتميز في بحر من المنتجات المنافسة و كيف تجذب انتباه العملاء لمتجرك الإلكتروني